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外貿(mào)管理軟件的實施，需要按部就班，每一步都不可缺少，每一步都要求保質(zhì)保量完，只有做好每個環(huán)節(jié)，才能保證項目的成功實施！
1、用戶自身的需求梳理、管理流程確認(rèn)
用戶在決定實施軟件之后，第一件事，就是梳理用戶自身的需求，并明確自身的管理和業(yè)務(wù)的操作流程（當(dāng)然這個業(yè)務(wù)流程是一個常規(guī)、通用的流程，一些差異化的流程可以不用考慮那么細(xì)）。最好進行一個內(nèi)部的需求調(diào)研，每個員工管理和業(yè)務(wù)上有什么困難都講出來，碰到過哪些問題，軟件需要解決哪些問題，討論之后，形成一個前期的需求文檔。
有了這個需求文件，選擇軟件服務(wù)商時，就可以做到有的放矢，不會被軟件廠商的業(yè)務(wù)員牽著鼻子走。因為用戶可以根據(jù)這個需求文件，來判斷軟件是否符合用戶的業(yè)務(wù)流程，是否實現(xiàn)了用戶需要的功能，是否解決了管理中的困難。
2、選擇合適自身業(yè)務(wù)流程的軟件
軟件能否實施成功，第一個前提條件就是軟件是否符合用戶的業(yè)務(wù)流程，是否能滿足用戶的管理需求。只有這個條件滿足了，才有可能實施成功，否則是沒有成功可能性的，不但項目會失敗，同時還會浪費大量的時間、人力、物力、財力。
如何選擇合適的外貿(mào)管理軟件呢？首先就是確定用戶自己的業(yè)務(wù)模式，再明確自身的需求、流程，然后考察軟件供應(yīng)商的響應(yīng)能力和服務(wù)態(tài)度，最后當(dāng)然是比較價格，具體的步驟可以參考我們的另外一個文章“如何選擇外貿(mào)管理軟件”。
當(dāng)然在挑選的過程中，必須參考自己的需求文檔，能實現(xiàn)我們的要求就打勾，必須是挑選能實現(xiàn)重要的、絕大多數(shù)功能需求的軟件，而且是必須符合我們業(yè)務(wù)操作流程，盡最大可能，讓軟件來適應(yīng)用戶的業(yè)務(wù)和管理流程，而不是用戶去適應(yīng)軟件。有了這個基礎(chǔ)，才能保證項目成功實施！
3、雙方有明確的目標(biāo)和相同的預(yù)期
確定軟件供應(yīng)商之后，接下來需要進一步細(xì)化軟件的目標(biāo)，軟件需要解決哪些問題，需要實現(xiàn)哪些功能。最好有一個具體的量化的目標(biāo)，比如要實現(xiàn)庫存的自動統(tǒng)計，應(yīng)付帳號清單的自動統(tǒng)計，采購訂單錄入時間提高多少，收貨數(shù)據(jù)錄入時間提高多少等。最好也是形成一個目標(biāo)清單文件，驗收軟件的時候，參考這個清單文件，逐項打勾。
這個目標(biāo)清單文件，也是用戶和軟件供應(yīng)商雙方的目標(biāo)確認(rèn)書，表示雙方認(rèn)可和接受這個目標(biāo)，也是雙方有共同預(yù)期的一個表達。也只有用戶和軟件服務(wù)商的目標(biāo)和預(yù)期是一致的，才能保證項目最終可以成功。如何沒有這個文件，就有可能導(dǎo)致雙方對軟件所能達到的效果，在理解上出現(xiàn)偏差，從而導(dǎo)致目標(biāo)不一致，進而在驗收時產(chǎn)生分歧，如果無法有效的解決這些分歧，也會導(dǎo)致項目失敗。
4、明確的實施計劃、步驟，以及強有力的推進過程
有了目標(biāo)文件之后，需要制定實施計劃，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，要花多少時間，由誰負(fù)責(zé)，前期數(shù)據(jù)錄入要花多少時間，由誰負(fù)責(zé)，整個測試時間是怎么安排的，所有參與者，包括用戶的領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、員工，還有軟件提供商的項目經(jīng)理、實施、技術(shù)支持也都有一個明確而且相同的計劃步驟，這個計劃周期內(nèi)，就把軟件的工作放在首位，必須要有這種緊迫感和壓力，才能保證項目實施成功！
計劃制定好之后，還需要有強力的推進過程，用戶必須有執(zhí)行力強的領(lǐng)導(dǎo)參與到實施的過程。沒有用戶管理層參與的項目，注定是失敗的項目，領(lǐng)導(dǎo)的執(zhí)行力和威信不夠的項目，也避免不了失敗。同時基礎(chǔ)員工也必須重視和負(fù)責(zé)任，還要用心，基礎(chǔ)工作最終還是靠下面的員工去執(zhí)行，沒有他們的配合，項目也是失??！
當(dāng)然到了此時，也更加考驗軟件服務(wù)商的響應(yīng)能力、響應(yīng)速度，還有他們的服務(wù)態(tài)度，如果無法及時響應(yīng)，解決用戶的各類問題，或者服務(wù)態(tài)度不友好，也會讓用戶產(chǎn)生抗拒，項目也很難推進下去。
還需要提的一點是，實施周期不能太長，需要快進快出，盡量在計劃時間內(nèi)搞定，因為周期越長，失敗的風(fēng)險越高。
5、及時做階段性總結(jié)和成果展示
因為外貿(mào)管理軟件的實施，是一個比較漫長的過程，在此期間需要用戶和實施人員不斷的溝通，用戶的管理與軟件不斷的互相適應(yīng)，還需要準(zhǔn)備大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在這一過程中，需要有階段性的目標(biāo)，并及時的對目標(biāo)進行總結(jié)，并對成果進行匯報和演示，這樣用戶的領(lǐng)導(dǎo)層以及軟件操作的員工都可以感受到軟件帶來的好處，都有成就感。
還是要明確軟件的實施上線并不是一步到位的，需要分階段、有系統(tǒng)的進行分步上線，完成一個階段，成功一個階段，這樣才能確保軟件的成功上線。
