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外貿(mào)管理軟件的實(shí)施，需要按部就班，每一步都不可缺少，每一步都要求保質(zhì)保量完，只有做好每個(gè)環(huán)節(jié)，才能保證項(xiàng)目的成功實(shí)施！
1、用戶自身的需求梳理、管理流程確認(rèn)
用戶在決定實(shí)施軟件之后，第一件事，就是梳理用戶自身的需求，并明確自身的管理和業(yè)務(wù)的操作流程（當(dāng)然這個(gè)業(yè)務(wù)流程是一個(gè)常規(guī)、通用的流程，一些差異化的流程可以不用考慮那么細(xì)）。最好進(jìn)行一個(gè)內(nèi)部的需求調(diào)研，每個(gè)員工管理和業(yè)務(wù)上有什么困難都講出來，碰到過哪些問題，軟件需要解決哪些問題，討論之后，形成一個(gè)前期的需求文檔。
有了這個(gè)需求文件，選擇軟件服務(wù)商時(shí)，就可以做到有的放矢，不會(huì)被軟件廠商的業(yè)務(wù)員牽著鼻子走。因?yàn)橛脩艨梢愿鶕?jù)這個(gè)需求文件，來判斷軟件是否符合用戶的業(yè)務(wù)流程，是否實(shí)現(xiàn)了用戶需要的功能，是否解決了管理中的困難。
2、選擇合適自身業(yè)務(wù)流程的軟件
軟件能否實(shí)施成功，第一個(gè)前提條件就是軟件是否符合用戶的業(yè)務(wù)流程，是否能滿足用戶的管理需求。只有這個(gè)條件滿足了，才有可能實(shí)施成功，否則是沒有成功可能性的，不但項(xiàng)目會(huì)失敗，同時(shí)還會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間、人力、物力、財(cái)力。
如何選擇合適的外貿(mào)管理軟件呢？首先就是確定用戶自己的業(yè)務(wù)模式，再明確自身的需求、流程，然后考察軟件供應(yīng)商的響應(yīng)能力和服務(wù)態(tài)度，最后當(dāng)然是比較價(jià)格，具體的步驟可以參考我們的另外一個(gè)文章“如何選擇外貿(mào)管理軟件”。
當(dāng)然在挑選的過程中，必須參考自己的需求文檔，能實(shí)現(xiàn)我們的要求就打勾，必須是挑選能實(shí)現(xiàn)重要的、絕大多數(shù)功能需求的軟件，而且是必須符合我們業(yè)務(wù)操作流程，盡最大可能，讓軟件來適應(yīng)用戶的業(yè)務(wù)和管理流程，而不是用戶去適應(yīng)軟件。有了這個(gè)基礎(chǔ)，才能保證項(xiàng)目成功實(shí)施！
3、雙方有明確的目標(biāo)和相同的預(yù)期
確定軟件供應(yīng)商之后，接下來需要進(jìn)一步細(xì)化軟件的目標(biāo)，軟件需要解決哪些問題，需要實(shí)現(xiàn)哪些功能。最好有一個(gè)具體的量化的目標(biāo)，比如要實(shí)現(xiàn)庫(kù)存的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，應(yīng)付帳號(hào)清單的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，采購(gòu)訂單錄入時(shí)間提高多少，收貨數(shù)據(jù)錄入時(shí)間提高多少等。最好也是形成一個(gè)目標(biāo)清單文件，驗(yàn)收軟件的時(shí)候，參考這個(gè)清單文件，逐項(xiàng)打勾。
這個(gè)目標(biāo)清單文件，也是用戶和軟件供應(yīng)商雙方的目標(biāo)確認(rèn)書，表示雙方認(rèn)可和接受這個(gè)目標(biāo)，也是雙方有共同預(yù)期的一個(gè)表達(dá)。也只有用戶和軟件服務(wù)商的目標(biāo)和預(yù)期是一致的，才能保證項(xiàng)目最終可以成功。如何沒有這個(gè)文件，就有可能導(dǎo)致雙方對(duì)軟件所能達(dá)到的效果，在理解上出現(xiàn)偏差，從而導(dǎo)致目標(biāo)不一致，進(jìn)而在驗(yàn)收時(shí)產(chǎn)生分歧，如果無法有效的解決這些分歧，也會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。
4、明確的實(shí)施計(jì)劃、步驟，以及強(qiáng)有力的推進(jìn)過程
有了目標(biāo)文件之后，需要制定實(shí)施計(jì)劃，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，要花多少時(shí)間，由誰負(fù)責(zé)，前期數(shù)據(jù)錄入要花多少時(shí)間，由誰負(fù)責(zé)，整個(gè)測(cè)試時(shí)間是怎么安排的，所有參與者，包括用戶的領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、員工，還有軟件提供商的項(xiàng)目經(jīng)理、實(shí)施、技術(shù)支持也都有一個(gè)明確而且相同的計(jì)劃步驟，這個(gè)計(jì)劃周期內(nèi)，就把軟件的工作放在首位，必須要有這種緊迫感和壓力，才能保證項(xiàng)目實(shí)施成功！
計(jì)劃制定好之后，還需要有強(qiáng)力的推進(jìn)過程，用戶必須有執(zhí)行力強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)參與到實(shí)施的過程。沒有用戶管理層參與的項(xiàng)目，注定是失敗的項(xiàng)目，領(lǐng)導(dǎo)的執(zhí)行力和威信不夠的項(xiàng)目，也避免不了失敗。同時(shí)基礎(chǔ)員工也必須重視和負(fù)責(zé)任，還要用心，基礎(chǔ)工作最終還是靠下面的員工去執(zhí)行，沒有他們的配合，項(xiàng)目也是失?。?/span>
當(dāng)然到了此時(shí)，也更加考驗(yàn)軟件服務(wù)商的響應(yīng)能力、響應(yīng)速度，還有他們的服務(wù)態(tài)度，如果無法及時(shí)響應(yīng)，解決用戶的各類問題，或者服務(wù)態(tài)度不友好，也會(huì)讓用戶產(chǎn)生抗拒，項(xiàng)目也很難推進(jìn)下去。
還需要提的一點(diǎn)是，實(shí)施周期不能太長(zhǎng)，需要快進(jìn)快出，盡量在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)搞定，因?yàn)橹芷谠介L(zhǎng)，失敗的風(fēng)險(xiǎn)越高。
5、及時(shí)做階段性總結(jié)和成果展示
因?yàn)橥赓Q(mào)管理軟件的實(shí)施，是一個(gè)比較漫長(zhǎng)的過程，在此期間需要用戶和實(shí)施人員不斷的溝通，用戶的管理與軟件不斷的互相適應(yīng)，還需要準(zhǔn)備大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在這一過程中，需要有階段性的目標(biāo)，并及時(shí)的對(duì)目標(biāo)進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)成果進(jìn)行匯報(bào)和演示，這樣用戶的領(lǐng)導(dǎo)層以及軟件操作的員工都可以感受到軟件帶來的好處，都有成就感。
還是要明確軟件的實(shí)施上線并不是一步到位的，需要分階段、有系統(tǒng)的進(jìn)行分步上線，完成一個(gè)階段，成功一個(gè)階段，這樣才能確保軟件的成功上線。
