當今外貿(mào)管理軟件市場品牌繁多，種類也不少，每款軟件產(chǎn)品又有很多相似的特點，用戶選擇非常困難，倘若每一種都去試用，需要花費很多時間，如何才能有效地選取適合自身使用的外貿(mào)管理軟件，確實是一件比較耗時耗力的事情。
1、確定企業(yè)自身的業(yè)務模式，按照實際的業(yè)務管理流程來確定所需的軟件
目前市場上的外貿(mào)軟件，主要分為一下幾大功能：客戶關系管理（CRM）、郵件管理系統(tǒng)（EMS）、外貿(mào)業(yè)務管理（FTMS）、生產(chǎn)計劃管理（ERP）?？蛻絷P系管理系統(tǒng)（CRM），主要功能包含客戶開發(fā)、客戶往來的記錄、客戶的售后等；郵件管理系統(tǒng)（EMS），主要就是用于內(nèi)部人員和客戶的郵件收發(fā)、歸檔，再集成到客戶管理系統(tǒng)中；外貿(mào)業(yè)務管理（FTMS），主要功能業(yè)務管理、單證管理、財務管理、報表匯總等；生產(chǎn)計劃管理（ERP），主要功能就是生產(chǎn)的管理，庫存管理，計劃進度的管理。
目前外貿(mào)公司的業(yè)務模式：生產(chǎn)型、代理采購型和自營采購型三種模式，生產(chǎn)型外貿(mào)企業(yè)，即有自己工廠，生產(chǎn)特定的產(chǎn)品，需要開發(fā)特定的目標客戶；代理采購型的外貿(mào)公司，專門負責給來中國采購的國外客戶代理采購，收取客戶的傭金以及賺取貨品的差價，沒有自己工廠和特定的產(chǎn)品，哪怕有自己的主營產(chǎn)品，通常也是從合作關系較好的工廠直接訂貨；自營采購型的企業(yè)，國外有自己的銷售網(wǎng)絡，或者實體店面，所有國內(nèi)采購的商品統(tǒng)一都需要做上企業(yè)的logo。
生產(chǎn)型的外貿(mào)企業(yè)，可以用客戶關系管理（CRM）進行客戶的開發(fā)和維護，還可以上郵件管理系統(tǒng)（EMS）和生產(chǎn)計劃管理（ERP）。代理采購型的客戶，通常更需要的是外貿(mào)業(yè)務管理（FTMS），郵件管理系統(tǒng)（EMS）進行輔助，無需生產(chǎn)計劃管理（ERP）和客戶關系管理（CRM）。自營采購的外面企業(yè)，則只需要外貿(mào)業(yè)務管理（FTMS）。各企業(yè)請按照自身的業(yè)務流程選擇合適的軟件，不能盲目上系統(tǒng)，更不能聽信業(yè)務員的一面之詞。
2、明確企業(yè)需求，并親自試用各類軟件
了解自身的業(yè)務種類之后，才能挑選合適我們管理模式的軟件，那么如何才能確定這些軟件，到底是否合適呢？首先要明確軟件的目的，上軟件項目的初衷是為了達到什么目標，比如為了快速的錄入哪些單據(jù)，能夠查詢哪些歷史記錄，需要快速出哪些統(tǒng)計報表等等，可以列一個功能需求清單，對照這個清單來對比軟件。
后面則必須要花時間和精力去試用各個軟件，而不是由軟件的推銷員簡單的介紹功能，因為很多軟件產(chǎn)品功能看上去相同，但只有在試用后才會發(fā)現(xiàn)，里面的細節(jié)千差萬別，有的簡單，有的復雜。
在試用的過程中，按照自身的業(yè)務流程，進行基礎數(shù)據(jù)和單據(jù)的錄入，再根據(jù)我們所列的功能需求清單，逐項對比，滿足功能需求的則打勾，對比各個軟件，挑選出達到要求的軟件。
3、考察軟件公司的響應能力和服務態(tài)度
在軟件正式開始實施后，軟件公司的響應能力和服務態(tài)度，很大程度上會影響我們這個項目是否實施成功。
在實施過程中，出現(xiàn)一些問題，單憑用戶自身是比較難界定到底是軟件本身問題，或者是計算機配置問題，亦或是網(wǎng)絡問題，這個是需要專業(yè)知識才能確定，此時必須是需要軟件公司的售后或者技術人員來提供支持，倘若他們的響應不及時，或者技術力量不夠，無法做出準確的判斷，就會影響軟件的實施進度。任何一個項目，時間約長，失敗的風險就會成倍增加，而周期越短，成功的概率則會越高。
具體的實施環(huán)節(jié)，會有很高的對接、交流頻次，總會碰到技術支持人員，或者用戶自身態(tài)度不友好的情況，此時就需要技術支持人員或者售后人員有一種較好的自我管理能力，并表現(xiàn)出友善的服務態(tài)度，如果無法達到用戶的期待，也將影響用戶使用軟件的積極性，更有可能會讓用戶對軟件本身產(chǎn)生比較大的抗拒心態(tài)，更有可能會影響用戶的其他同事，進而一起抵制軟件，最終導致項目失敗。
怎樣考察軟件公司的響應能力和服務態(tài)度呢？第一是交流和觀察，通過和軟件公司的業(yè)務員、技術員、售后人員進行充分的交流，觀察他們的技術能力，留心他們是否有足夠的耐心；第二是進行驗證，在交流的環(huán)節(jié)，提出一些有難度的、有針對性的問題，讓對方去解決，以此來考察對方的響應時間是否及時、服務態(tài)度是否友善；第三是向其他客戶去求證，如果能找到對方的其他客戶，可以向這些客戶求證，該公司的產(chǎn)品是否好用，技術支持是否及時，多方了解，最終確定我們要的服務提供商。
4、最后對個軟件的價格進行比較
目前市場上的軟件價格相差也是非常大的，通常定制型的軟件，價格肯定在幾萬，幾十萬以上，而且每年還需要交一定的維護費用、購買服務器。如果是通用軟件，不提供定制，就相對會便宜，幾千幾百都有?，F(xiàn)在也流行SAAS模式，即按用戶數(shù)和每年年來收取服務費，相對價格便宜，也無需購買服務器。
如果單純地依照價格去選擇軟件，對用戶也是非常不合適的，即便我們購買到再便宜的軟件，如果業(yè)務模式不合適、售后無法保證，哪怕幾百幾千也是打水漂。更不要盲目沖動地覺得價格高肯定就好，必須按前面三個步驟，仔細挑選符合自身業(yè)務模式的外貿(mào)軟件，在完成前面三個步驟之后，再對價格進行對比，挑選合適的外貿(mào)軟件。
歡迎來電咨詢我們的外貿(mào)業(yè)務管理系統(tǒng)！
